Vorstandsarbeit - KGV Theklaer Höhe e.V.

Vorstandsarbeit

Liebe Gartenfreunde,

unsere Vorstandsarbeit soll transparenter werden. Was passiert im Vorstand überhaupt, was machen wir? Hier entsteht in den kommenden Wochen und Monaten ein Überblick davon was Vorstandsarbeit bedeutet.

Als ersten Punkt zur weitergehenden Transparenz haben wir für euch eine Liste erstellt, mit dem Titel: "Wer macht eigentlich was?"

Für etwaige Rückfragen stehen wir euch gern zur Verfügung.

Der Vorstand

Wer macht eigentlich was?

Dies steht einmal direkt als Tabelle sowie ganz unten als aufgearbeitete pdf-Datei zur Verfügung.

Stellenbezeichnung	Aufgaben	Kompetenzen und Anforderungen
1. Vorsitzender	Vorbereitung und Leitung von: Vereinsversammlungen Sitzungen des Vorstandes Bürositzungen usw. Überwachung und Durchführung der Vereinsversammlungs- und Vorstandsbeschlüsse Offiziellen Gartenbegehungen im Rahmen der jährlichen Prüfung Vertretung des Vereins bei: Kontakten mit Behörden Versammlung der Verbände Veranstaltungen anderer Vereine bei Bedarf Weitere Aufgaben: Erstellt den Jahresbericht Behandlung von Spezialproblemen des Vereins Unterzeichnung sämtlicher Korrespondenzen des Vereins Kontrolle der eingehenden Rechnungen Verteilung von Sonderaufgaben und Vertretungen Übersicht über sämtliche Vereinsgeschäfte Durchführung und Überwachung der digitalen Dateiablage in der Cloud Systemadministrator für die Cloud, die App sowie für die Homepage des Vereins, Vergabe der Zugriffsrechte und Lizenzen Hauptverantwortlicher für die Inhaltspflege der APP und der Homepage Verantwortlicher für die Passwortliste Kalenderführung Erstellung der Neupachtverträge sowie Gartenübergaben im stetigen Wechsel mit dem 2. Vorsitzenden, des Kassenwarts sowie dem Schriftführer	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Hat Führungs- und Organisationserfahrung Hat erste Erfahrungen im Projektmanagement Kann strategisch denken Ist offen für Neues Kann motivieren und delegieren Ist entscheidungsfreudig Bewahrt Gesamtsicht Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Satzung und die Geschäftsordnung Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
2. Vorsitzender	Aufgaben: Vertretung des 1. Vorsitzenden Organisation von Versammlungen Übernahme von statistischen und Sonderaufgaben Leitung von Verhandlungen im Auftrage des 1. Vorsitzenden Teilnahme an offiziellen Gartenbegehungen Organisation und Teilnahme an Wertermittlungen Erstellung der Neupachtverträge sowie Gartenübergaben im stetigen Wechsel mit dem 1. Vorsitzenden, des Kassenwarts und dem Schriftführer	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Kompetenzen gemäß den zugeteilten Aufgaben Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Satzung und die Geschäftsordnung Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Kassenwart / Schatzmeister	Aufgaben: Betreuung des gesamten Finanzwesens Überwachung des Budgets Führung der Vereinsrechnung Einzug der Jahresbeiträge Betreuung des Bankverkehrs Meldung von eingehenden Spenden, zwecks Spendenquittung Mittelbeschaffung / Sponsoring Erstellung des Finanzjahresberichtes Erstellung und Übermittlung der jährlichen Vereinssteuererklärung an das zuständige Finanzamt Teilnahme an Sitzungen des Vorstandes sowie bei Mitgliederversammlungen Durchführung von Inventuren Erstellung der Neupachtverträge sowie Gartenübergaben im stetigen Wechsel mit dem 1. oder 2. Vorsitzenden, sowie dem Schriftführer	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Verfügt über Finanzkompetenzen, ist sicher in Bilanz und Abschluss Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Kennt die für seine Aufgaben wichtigen Passagen der Satzung und der Geschäftsordnung Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Schriftführer	Aufgaben: Erledigung der laufenden Korrespondenz Führung der Protokolle von Versammlungen und Sitzungen, sowie offiziellen Gartenbegehungen Verfassen von Einladungen Verwaltung der Mitgliederdatenbank Bestellung von Drucksachen Weitere Aufgaben im Auftrage des 1. Vorsitzenden Verantwortlich für die Aktualität der Aushänge in den Schaukästen im Wechsel mit den anderen Mitgliedern des Vorstandes Erstellung der Neupachtverträge sowie Gartenübergaben im stetigen Wechsel mit dem 1. oder 2. Vorsitzenden bzw. des Kassenwarts	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Verfügt über gute Deutschkenntnisse Verfügt über PC-Kenntnisse Beherrscht die Kunst der Protokollführung Arbeitet exakt, zuverlässig und eigenverantwortlich Kompetenzen gemäß weiteren zugeteilten Arbeiten Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Satzung und die Geschäftsordnung Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Kultur	Aufgaben: Planung und Organisation von Vereinsfesten in Absprache mit dem Vorstand Organisation des Catering für Vereinsfeste sowie für Arbeitseinsätze Führung von Anwesenheitslisten bei Arbeitseinsätzen Überblick über die Gesamtausgaben der Vereinsfesten in Zusammenarbeit mit dem Kassenwart Übernahme der dazugehörigen Korrespondenz Teilnahme an Sitzungen des Vorstandes, sowie bei Mitgliederversammlungen	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Arbeitseinsatz / Ordnung	Aufgaben: Planung und Organisation von Arbeitseinsätzen Verantwortlich für die Ordnung auf dem Vereinsgelände und seiner dazugehörigen Parkplätze Projektplanung bei größeren Vereinseinsätzen Bestellung und Organisation benötigten Container Teilnahme an Sitzungen des Vorstandes sowie Mitgliederversammlungen Erarbeitung und Pflege des internen Pflegeprogrammes …	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Hat erste Erfahrungen im Projektmanagement Kann strategisch denken Ist offen für Neues Kann motivieren und delegieren Ist entscheidungsfreudig Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Versicherung	Aufgaben: Verantwortlich für alle versicherungsrechtlichen Fragen im Verein Verbindung zw. Verein und dem Versicherer	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Fachberater	Aufgaben: Wahrnehmung von Weiterbildungsangeboten zum Thema Fachberatung im Gartenverein innerhalb des Stadtverbandes Teilnahme an Sitzungen des Vorstandes sowie bei Mitgliederversammlungen Teilnahme an Wertermittlungen Teilnahmen an offiziellen Gartenbegehungen und Beratung des Vorstandes hinsichtlich der kleingärtnerischen Nutzung des jeweiligen Pachtgartens Angebot von Vereinsinternen Schulungen und Angeboten	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Ist offen für Neues Kann motivieren Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Elektro / Wasser	Aufgaben: Verantwortlich für entsprechende Korrespondenz zw. den etwaigen Versorgerwerken Verantwortlich für das Ablesen der Hauptzählerstände Hilfe die der Koordination von Havarielösungen …	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Ist offen für Neues Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Revision (unabhängig vom Vorstand)	Aufgaben: Kontrolle über die Richtigkeit der Arbeit des Vorstandes Prüfung des Kassenbestandes Prüfung des Finanzberichtes Durchführung einer Inventur	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Verfügt über PC-Kenntnisse Arbeitet exakt, zuverlässig und eigenverantwortlich kein Mitglied im Vorstand und/oder des erweiterten Vorstandes unabhängig, weisungsungebunden Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Satzung und die Geschäftsordnung Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel
Parzellenwart	Aufgaben: Bindeglied zwischen dem Vorstand, erweiterten Vorstand und dem Pächter Weitergabe von partiellen Beschlüssen im Rahmen der Vorstandsitzung Vergabe von Arbeitseinsätzen im Rahmen des Pflegeprogrammes der jeweiligen Anlage (Nord und Süd) Kontrolle des Pflegeprogramms der jeweiligen Anlage Führung von etwaigen Stundenlisten für die Jahresabrechnung Abforderung des Stromverbrauchs für die Jahresabrechnung Teilnahme an offiziellen Arbeitseinsätzen und Organisation von Pächtern und Pächterinnen für Arbeitseinsätze	Voraussetzungen: Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins Verfügt über PC-Kenntnisse Arbeitet exakt, zuverlässig und eigenverantwortlich Ziele Einarbeitung: Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert Hat Übersicht über die Satzung und die Geschäftsordnung Hat Übersicht über die Inhalte des Werkzeugkoffers und weitere Hilfsmittel

Allgemeine Informationen zur Vorstandsarbeit

(September 2022)

Spielplatz

Unser Vereinsspielplatz sieht leider derzeit sehr traurig aus. Auch das Holz der Bänke musste in einer Aktion sofort entfernt werden. Hier war leider nichts mehr zur retten. Wer gern das ein oder andere Bild dazu sehen möchte, kann sich gern an uns wenden.

Förderanträge

Wir haben gemeinsam für den Neuaufbau unseres Spielplatzes einen Förderantrag bei der Stadt Leipzig gestellt. Diesen konnten wir bis 30.09. einreichen. Der Förderantrag enthält neue Spielgeräte für die Kinder und das Holz für acht Bänke. Wir hoffen sehr, dass dieser genehmigt wird. Leider ist mit einer finalen Entscheidung erst im Dezember zu rechnen, sodass wir hoffentlich im kommenden Jahr mit Euch gemeinsam die Einweihung unseres neuen Spielplatzes feiern können.

Ferner zu Förderantrag für den Spielplatz haben wir einen weiteren Förderantrag mit der Prio 2 an die Stadt gestellt. Hier sollen die Schautafel an den beiden Vogelinseln in der Südanlage erneuert werden. Ferner dazu planen wir den Aufbau eines Naturlehrpfades durch unsere Gesamtanlage. Auch hier hoffen wir, dass dieser Förderantrag genehmigt wird und wir das Budget zur Umsetzung von der Stadt Leipzig erhalten. Ggf. müssen wir diesen Antrag im kommenden Jahr erneut einreichen. Uns ist es wichtig, dass wir versuchen zusätzliche Gelder für diese Projekte zu erhalten. Eine alleinige Finanzierung dieser Projekte allein mit Vereinsmitteln ist leider nicht umsetzbar.

Spenden Vereinslaptops

Der ein oder andere hat es bereits bemerkt, wir haben eine Spendenseite für die Finanzierung von zwei Vereinslaptops eingerichtet. Bisher sind durch acht Einzelspenden 305 Euro zusammengekommen. Vielen Dank an jeden einzelnen Spender dafür.

Hintergrund für die Vereinslaptops ist die neue mehr digitalere Vereinsarbeit. Das vernetzen untereinander von daheim, ohne sich täglich im Vereinshaus treffen zu müssen. Das agile Bearbeiten von Anfragen, eMails und Anträgen unserer Pächter, unserer zukünftigen Pächter, der Stadt und dem Stadtverband. Ferner ist es auch datenschutzrechtlich sehr wichtig, dass Vereinsdaten nicht in irgendeiner Form auf privaten Laptops liegen, mit denen zum Beispiel die eigenen Kinder Schulaufgaben machen müssen.

Die Spendengelder sind notwendig um etwas zu ermöglichen was mit klassischen Vereinsgeldern nicht umsetzbar wäre. Wir würden uns sehr freuen, wenn der ein oder andere Pächter uns hierbei noch etwas unterstützen könnte. Gern kann auch eine Direktspende auf unser Vereinskonto erfolgen, auf Wunsch können wir entsprechende Spendenquittungen ausstellen. Weitere Informationen dazu auf unserer Homepage unter www.kgv-theklaer-hoehe.de.

Dokumente:

Wer macht eigentlich was
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