Schluss mit dem Datenwirrwarr    

Wer sich wie ich ehrenamtlich in seinem Verein engagiert, hat es wahrscheinlich schon erlebt: Verwaltungsarbeit kann nervig, aufwendig und umständlich sein. Vor allem dann, wenn der Papierkram tatsächlich noch mit Aktenordnern, E-Mails und verstreuten Dateien erledigt wird. In den meisten der Berliner Kleingartenvereine dürfte das nach wie vor der Fall sein – und wohl auch in dem ein oder anderen Bezirksverband. Die Digitalisierung ist in vielen Ecken des Kleingartenwesens noch nicht angekommen.

Bei uns in der KGA Alwin Bielefeldt sah es bis vor einigen Jahren ähnlich aus. Als ich vor fast zehn Jahren im Verein einen Vorstandsposten übernahm, bestand die allgemeine Mitgliederverwaltung und die Erstellung von Pachtrechnungen vor allem im Beantworten von E-Mails und dem Hantieren mit verschiedenen Excel- und Worddateien. Das bedeutete hohen Zeitaufwand und doppelte Arbeit, weil gewisse Daten in verschiedenen Dateien geändert werden mussten. Und ein Großteil der Arbeit musste an dem Rechner im Vereinsbüro erfolgen.

Nach gut einem Jahr ließen wir das Dateienwirrwar hinter uns und stiegen auf eine selbst entwickelte browserbasierte Anwendung um. Alle Daten wurden sicher auf einem eigenen Server gespeichert und können per Internet überall aufgerufen werden. Mit der Software konnten alle Dinge viel einfacher und schneller erledigt werden. Musste man vorher in drei oder mehr verschiedenen Programmen arbeiten, braucht man nun nur noch eins.

Wie sehr sich durch Digitalisierung Zeit sparen lässt, zeigt sich auch bei uns im Bezirksverband Lichtenberg: Durch eine neue Software ist die Verwaltung der Bewerber viel effektiver geworden. Bis vor einem Jahr mussten die Bewerberdaten noch per Hand in eine Access-Datenbank eingegeben werden. Die Suche nach passenden Bewerbern und die Einladungen waren ebenfalls mit viel Handarbeit verbunden. Seit Einführung der neuen Software geben die Bewerber ihre Daten in ein Online-Formular auf der Webseite ein. Diese Daten werden direkt in der Software gespeichert. Bei einer freien Parzelle werden alle potenziellen Bewerber anhand verschiedener Kriterien automatisch vorgeschlagen. In der Regel wird die Parzelle dann sechs Bewerbern mit einem automatisch generierten und verschickten Anschreiben angeboten, während der Verein eine E-Mail mit der Liste der Kandidaten erhält. Das alles dauert nur noch wenige Minuten.

Natürlich hat Digitalisierung auch einen Preis: Die Software des Bezirksverbands ist quasi maßgeschneidert. Dafür fielen einmalig Entwicklungskosten im höheren vierstelligen Bereich an. Das Programm, das wir im Vorstand der KGA Alwin Bielefeldt nutzen, wurde ehrenamtlich über einen längeren Zeitraum erstellt. Es gibt auch „fertige“ Lösungen für die Vereinsverwaltung, die in der Regel mit monatlichen Kosten verbunden sind. Jeder Verein muss für sich selbst entscheiden, welche Software am besten zu seinen Anforderungen passt und wie viel Geld er dafür in die Hand nehmen kann und will. Aber eins ist ganz sicher: Jede moderne Lösung ist besser als das weitere Herumwursteln mit verschiedenen Programmen und zahllosen Dateien. Nur wenn die Verwaltungsarbeit gut organisiert ist und der Zeitaufwand sich damit deutlich reduziert, werden wir auch künftig Ehrenamtlerinnen und Ehrenamtler finden, die sich gerne in den Vorständen engagieren.

Michael Becker, Schatzmeister, KGA Alwin Bielefeldt

Dieser Textbeitrag ist in der Dezember-Ausgabe 2024 der Verbandszeitschrift Berliner Gartenfreund als Editorial erschienen. Mit freundlicher Genehmigung des Autors hat der Landesverband Berlin der Gartenfreunde e. V. den Text auch online veröffentlicht und im Webseiten-Netzwerk "Gartenbund" für die News angeschlossener Verbände und Vereine freigegeben.